Datenschutz Veranstaltungen

Datenschutzerklärung für Veranstaltungen

Informationen für Besucher und Teilnehmer unserer Veranstaltungen – nach Art. 13 DS-GVO

1. Wer ist für die Datenverarbeitung Verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer nachfolgend genannten Daten, ist die

Wirtschaftsförderung Region Stuttgart GmbH
Friedrichstraße 10
70174 Stuttgart
Telefon: +49 711 22 835 0
E-Mail: info@region-stuttgart.de

Die Wirtschaftsförderung Region Stuttgart GmbH verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in seiner neuen Fassung.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter unserer oben genannten Postadresse – bitte geben sie dazu den Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder über die Email-Adresse: datenschutz@region-stuttgart.de.

2. Welche personenbezogenen Daten werden über mich verarbeitet?

Wir verarbeiten für die Organisation und die Durchführung der Veranstaltung folgende personenbezogener Daten:

  • Kontaktinformationen (Vor- und Nachname, ggf. Titel, Ihre angegebene Adresse, ggf. Telefonnummer, Ihre Email-Adresse)
  • Angabe zu Ihrem Unternehmen bzw. zu Ihrer Organisation für die Sie tätig sind.
  • Angaben zu Ihrer Position in Ihrem Unternehmen bzw. zu Ihrer Organisation für die Sie tätig sind.
  • Es kann sein, dass auf der Veranstaltung Foto- und Videoaufnahmen von Ihnen erstellt und veröffentlicht werden.
  • Es kann sein, dass wir zusätzlich Ihren Geburtstag und Geburtsort verarbeiten, z. B. für Veranstaltungen die einer Altersbeschränkung unterliegen oder eine Sicherheitsüberprüfung durch eine Polizeibehörde erfordern.

Wir erheben Ihre Daten i.d.R. direkt bei Ihnen. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass wir Daten über Sie von dem Unternehmen bzw. der Organisation für die Sie tätig sind erhalten, damit wir Sie zu einer unserer Veranstaltung einladen können.

3. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten (Name, Postanschrift, Email etc.) zum Versand der Veranstaltungseinladungen und um Ihnen im Vorfeld unserer Veranstaltung relevante Unterlagen und Materialien (z. B. Programm, Informationsunterlagen etc.) per Post oder Email zu kommen zu lassen.
Wir handeln dabei im Einklang mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO als Rechtsgrundlage und auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer angemessenen Kommunikation mit Ihnen und unserem unternehmerischen Interesses, das auch öffentliche Veranstaltungen, die journalistische Berichterstattung über diese und Veröffentlichung von Ergebnissen aus diesen Veranstaltungen umfasst.

Wenn Sie zukünftig keine weiteren Einladungen zu unseren Veranstaltungen wünschen, haben Sie jederzeit die Möglich der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Bitte senden Sie uns dazu eine Email an die Adresse datenschutz@region-stuttgart.de. Wir werden Ihren Wunsch dann für die Zukunft berücksichtigen und Ihnen keine weiteren Einladungen zu unseren Veranstaltungen zu kommen lassen.

Sollten Sie an einer unserer Veranstaltungen teilnehmen, verarbeiten wir Ihre unter Pkt. 2 genannten personenbezogenen Daten, um die Veranstaltung zu organisieren und durchzu führen und Ihnen eine reibungslose Teilnahme zu ermöglichen. Dazu kann auch gehören, dass wir Angaben zu Ihrer Person (Vorname, Nachname und ggf. Titel) und zu ihrer Beruflichen Position in ein Teilnehmerverzeichnis aufnehmen, das anderen Veranstaltungsteilnehmern, Moderatoren oder Veranstaltungspersonal (ggf. auch elektronisch) zur Verfügung gestellt wird. Wir nutzen Ihre personenbezogene Daten auch, um Ihnen nach der Veranstaltung erstellte veranstaltungsrelevante Materialien (z. B. Tagungsergebnisse, Vortragsunterlagen o.Ä.) zu kommen zulassen. Es kann auch sein, dass wir ggf. Ihre personenbezogenen Daten an kooperierende Institutionen weitergeben, wenn dies für die Durchführung der Veranstaltung und der Ermöglichung Ihrer Teilnahme dient, z. B. für ein externes Gästemanagement. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DS-GVO.

Bei Veranstaltungen, an denen Personen des öffentlichen Interesses teilnehmen und daher ein hohes Interesse an einer Berichterstattung besteht, nehmen wir von diesen Personen die Vor- und Nachnamen, ggf. Titel Funktion und berufliche Position in unsere Gästelisten und/oder Teilnehmerverzeichnisse auf. Diese Gästelisten und Teilnehmerverzeichnisse können – über die in Pkt. 2 beschriebene Nutzung hinaus – auch auf den Web-Seiten und Social-Media-Auftritten der Wirtschaftsförderung Region Stuttgart GmbH, interessierten Dritten (z. B. Journalisten, Nachrichten- und Presseagenturen) zur Verfügung (Einsicht und Download) gestellt werden. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO basierend auf unserem berechtigten Interesse an einer Berichterstattung über die Veranstaltung.

Gemäß Art 21 Abs. 1 DS-GVO haben Sie das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Veröffentlichung auf Gästelisten und Teilnehmerverzeichnisse befindlichen Daten auf unseren WEB-Seiten und Social-Media-Auftritten mit künftiger Wirkung zu widersprechen. Bitte senden Sie uns dazu eine Email an folgende Adresse: datenschutz@region-stuttgart.de
Wir werden Ihren wünsch dann für die Zukunft berücksichtigen und die Daten dort löschen.

Auf unseren Veranstaltung werden in der Regel Fotos und/oder Videoaufnahmen gefertigt, die Teilweise auf unseren Web-Seiten und Social-Media-Auftritten von interner und externer Berichterstattung oder in einem unserer Newsletter veröffentlicht werden, die Veröffentlichung erfolgt ggf. auch zusammen mit Ihrem Vorname, Nachname und ggf. Titel und zu ihrer beruflichen Position. Bitte Beachten Sie, dass neben den  Foto und Videoaufnahmen in den Kameras auch automatisch Metadaten, wie z. B. Ort, Standort und Zeitpunkt der Aufnahme in den Digitalkameras gespeichert werden. Rechtsgrundlage für das Anfertigen und Speichern von Foto- und Videoaufnahmen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO basierend auf unserem berechtigten Interesse an einer Berichterstattung über die Veranstaltung. Rechtsgrundlage für das Veröffentlichen der Foto- und Videoaufnahmen sind §§ 22, 23 Kunsturhebergesetz (KUG).

Gemäß Art 21 Abs. 1 DS-GVO haben Sie das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Anfertigung und Speicherung Ihrer Foto- und Videoaufnahmen mit künftiger Wirkung zu widersprechen. Bitte senden Sie uns dazu eine Email an folgende Adresse: datenschutz@region-stuttgart.de
Wir werden Ihren Wunsch dann für die Zukunft berücksichtigen und die Daten dort löschen. Gerne können Sie sich auch an den Fotografen oder Mitarbeiter unseres Orga-Teams auf der Veranstaltung wenden um ihn über Ihren Wunsch zu informieren von Ihnen keine Foto- und Videoaufnahmen anzufertigen.

Bitte beachten Sie, dass bei unseren Veranstaltungen auch externe Berichterstatter zugegen sind, die auch Foto- und Videoaufnahmen erstellen. Wir haben leider keinen Einfluss auf diese externen Berichterstatter und auf die von diesen erstellten Foto- und Videoaufnahmen und deren Verwendung. Daher können wir leider keine Angaben zu Zweck und Umfang der Verarbeitung Ihrer Daten durch diese externen Berichterstatter machen.

4. Bin ich verpflichtet meine personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen?

Die Bereitstellung der Daten ist nicht gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben. Wenn Sie aber an einer unserer Veranstaltung teilnehmen oder Einladungen zu unseren Veranstaltungen erhalten möchten, benötigen wir Ihre personenbezogenen Daten. Ohne Ihre personenbezogenen Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen Einladungen zu diesen Veranstaltungen zuzusenden oder  Ihnen eine Teilnahme an diesen zu ermöglichen.

5. Wer erhält meine personenbezogenen Daten?

Ihre Daten verwenden wir für die Zwecke, die wir in Pkt. 3 angeben haben und geben diese auch an die Stellen weiter die in Pkt. 3 angegeben sind. Wir setzen auch Dienstleister die als Auftragsverarbeiter (Verarbeiter von Daten in unserem Auftrag, z. B. Versanddienstleister, Rechenzentrumsbetreiber) ein, die weisungsgebunden personenbezogene Daten verarbeiten um z.B. den postalischen und digitalen Versand von Einladungen,  Veranstaltungsunterlagen, das externes Gästemanagement etc. abzuwickeln. Alle Auftragsverarbeiter erhalten nur so viele Daten wie unbedingt erforderlich sind um die Leistung zu erbringen. Ausserdem haben wir mit allen dieser Dienstleister Verträge abgeschlossen, die den Schutz und den rechtskonformen Umgang Ihrer Daten gewährleisten. Soweit diese Dienstleister die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union durchführen, kann es dazu kommen, dass die Daten in einem Staat übermittelt werden, der einen niedrigeren Datenschutzstandard hat als die Europäische Union dies gesetzlich festschreibt. Aber auch in diesem Fall stellen wir sicher dass unser Auftragnehmer die geforderten Standards aus der DS-GVO entweder vertraglich oder auf andere Weise einhält und garantiert.

6. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?

Zum Zweck der Versendung von Einladungen bis zu Ihrem Widerspruch, um unserem gemeinsamen und wechselseitigem Interesse an Kommunikation und Informationsaustausch nachzukommen. Ihren Widerspruch zur Verarbeitung Ihrer Daten, werden wir zur Beweissicherung für die Dauer von drei Jahre speichern.
Daten die für die Durchführung der Veranstaltung oder zum Zweck einer Sicherheitsprüfung benötigt wurden, werden direkt zwei Monate nach der Veranstaltung gelöscht.  
Die von Ihnen gespeicherten Foto- und Videoaufnahmen nebst der Metadaten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO solange gespeichert, bis Sie gemäß Artikel 21 Abs. 1 DS-GVO berechtigterweise Widerspruch gegen die Speicherung eingelegt haben. Sollten vorrangige berechtigte Gründe für die Verarbeitung im Sinne von Art. 21 Abs. 1 Satz 2 DS-GVO vor liegen, kann es sein, dass  eine Löschung nicht erfolgen kann oder darf, in diesem Fall werden wir Sie darüber und über die Gründe informieren.

Wen Ihre Daten an weisungsgebundene Dienstleister (Auftragsverarbeiter) weitergegeben werden, so geschieht dies nur in dem Umfang und für den notwendigen Zeitraum, der für die Leistungserbringung jeweils notwendig ist. Es wird von der Wirtschaftsförderung Region Stuttgart GmbH sichergestellt, dass entsprechende Löschvereinbarungen definiert und eingehalten werden.

7. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine personenbezogenen Daten?

Wenn wir Ihre Daten verarbeiten, dann haben Sie

  • das Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten.
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung, Ihrer Daten, sollten diese aus irgendwelchen Gründen falsch sein.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Sie können die Verarbeitung  Ihrer Daten nach Maßgabe von Artikel 17 bzw. 18 DS-GVO verlangen einzuschränken.
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, sie können jederzeit für die Zukunft der Verarbeitung der Daten untersagen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie sind berechtigt, Ihre Daten von uns an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, können Sie sich jederzeit an den in Ziffer 1 genannten Kontakt wenden. Informationen zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie unter Ziffer 3.